NHỮNG LỢI ÍCH THIẾT THỰC KHI LÀM THỦ TỤC TRỰC TUYẾN
Bớt đi lại – bớt chờ đợi – chủ động hơn trong giải quyết hồ sơ
Trước đây, khi cần làm một thủ tục hành chính, nhiều người dân thường phải đến trực tiếp trụ sở xã để hỏi hồ sơ gồm những giấy tờ gì, điền biểu mẫu ra sao, nộp ở đâu, bao lâu có kết quả. Có những trường hợp do chưa chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nên phải đi lại nhiều lần, mất thời gian, mất công sức, nhất là đối với bà con ở xa trung tâm xã, người lớn tuổi hoặc người bận công việc gia đình, sản xuất.
Hiện nay, cùng với việc đẩy mạnh chuyển đổi số, nhiều thủ tục hành chính đã từng bước được hướng dẫn, tiếp nhận, theo dõi trên môi trường trực tuyến. Người dân có thể tra cứu thông tin, chuẩn bị hồ sơ trước, nộp hồ sơ trực tuyến đối với những thủ tục đủ điều kiện, hoặc đến Trung tâm Phục vụ hành chính công xã để được cán bộ hướng dẫn thao tác.
Làm thủ tục trực tuyến không có nghĩa là người dân phải tự xoay xở một mình. Ngược lại, chính quyền xã, Trung tâm Phục vụ hành chính công, Tổ công nghệ số cộng đồng và lực lượng đoàn viên thanh niên sẽ đồng hành, hỗ trợ để bà con từng bước làm quen.
1. Tiết kiệm thời gian, giảm đi lại nhiều lần
Lợi ích dễ thấy nhất của thủ tục trực tuyến là giúp người dân giảm thời gian đi lại và chờ đợi.
Thay vì phải đến xã chỉ để hỏi “hồ sơ này cần giấy tờ gì?”, người dân có thể được hướng dẫn tra cứu trước thông tin thủ tục, thành phần hồ sơ, thời gian giải quyết, lệ phí nếu có. Khi nắm rõ từ đầu, bà con sẽ chuẩn bị giấy tờ đầy đủ hơn, hạn chế tình trạng thiếu hồ sơ rồi phải quay về bổ sung.
Đối với một số thủ tục có thể thực hiện trực tuyến, người dân còn có thể gửi hồ sơ qua môi trường mạng, theo dõi tiến độ giải quyết mà không phải đến trực tiếp nhiều lần. Điều này đặc biệt thuận lợi với người dân ở xa trung tâm, người đi làm trong giờ hành chính, hoặc các gia đình có người già, trẻ nhỏ cần chăm sóc.
Có thể hiểu đơn giản: trước đây, người dân phải đi nhiều hơn để hỏi và làm; nay, người dân có thể biết trước, chuẩn bị trước và theo dõi trước.
2. Chủ động chuẩn bị hồ sơ đúng, đủ ngay từ đầu
Một trong những nguyên nhân khiến người dân mất thời gian khi làm thủ tục hành chính là hồ sơ chưa đúng, chưa đủ. Có khi thiếu bản sao giấy tờ, có khi điền sai thông tin, có khi chưa nắm rõ thủ tục thuộc lĩnh vực nào hoặc cần nộp tại đâu.
Khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến, người dân có thể được hướng dẫn rõ hơn về:
Tên thủ tục cần thực hiện;
Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị;
Cách điền thông tin;
Cơ quan tiếp nhận;
Thời hạn giải quyết;
Hình thức nhận kết quả.
Việc biết trước các thông tin này giúp người dân chủ động hơn, không bị lúng túng khi đến nộp hồ sơ. Cán bộ tiếp nhận cũng có điều kiện kiểm tra, hướng dẫn nhanh hơn, giảm tình trạng phải giải thích nhiều lần cho cùng một nội dung.
Điều quan trọng là người dân không cần phải giỏi công nghệ mới có thể tiếp cận. Nếu chưa quen, bà con có thể mang giấy tờ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công xã để được hướng dẫn từng bước.
3. Theo dõi được tiến độ giải quyết hồ sơ
Trước đây, sau khi nộp hồ sơ, nhiều người dân thường phải chờ đến ngày hẹn hoặc gọi điện hỏi xem hồ sơ đã giải quyết đến đâu. Việc này vừa mất thời gian của người dân, vừa tạo thêm áp lực cho bộ phận tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Khi hồ sơ được thực hiện, cập nhật trên môi trường điện tử, người dân có thể từng bước được hỗ trợ theo dõi tình trạng xử lý: hồ sơ đã tiếp nhận chưa, đang xử lý hay đã có kết quả. Nhờ đó, người dân yên tâm hơn, chủ động hơn trong công việc của mình.
Việc theo dõi tiến độ cũng góp phần nâng cao trách nhiệm của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính. Hồ sơ được quản lý rõ ràng hơn, hạn chế tình trạng thất lạc, chậm trễ hoặc thiếu thông tin trong quá trình xử lý.
4. Công khai, minh bạch hơn trong giải quyết thủ tục
Dịch vụ công trực tuyến không chỉ mang lại tiện lợi cho người dân mà còn góp phần xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch hơn.
Khi thông tin thủ tục được niêm yết, cập nhật và tra cứu rõ ràng, người dân biết mình cần làm gì, nộp những giấy tờ nào, thời hạn bao lâu. Điều này giúp hạn chế tình trạng hỏi qua nhiều người, nghe thông tin không thống nhất hoặc chuẩn bị hồ sơ theo truyền miệng.
Đối với chính quyền xã, việc thực hiện thủ tục trên môi trường số giúp công việc được quản lý khoa học hơn, có dữ liệu rõ ràng hơn, dễ kiểm tra, dễ theo dõi và dễ đánh giá chất lượng phục vụ.
Nói cách khác, chuyển đổi số trong thủ tục hành chính không chỉ để “làm cho hiện đại”, mà còn để người dân được phục vụ rõ ràng hơn, công bằng hơn và thuận tiện hơn.
5. Người chưa rành công nghệ vẫn được hỗ trợ
Một số bà con, nhất là người lớn tuổi, thường lo lắng: “Tôi không biết dùng điện thoại thông minh thì có làm được không?”, “Không có tài khoản thì phải làm sao?”, “Nhập sai thông tin thì có bị ảnh hưởng gì không?”.
Bà con không nên quá lo lắng. Việc triển khai dịch vụ công trực tuyến ở cấp xã không có nghĩa là bỏ hình thức hỗ trợ trực tiếp. Người dân vẫn có thể đến Trung tâm Phục vụ hành chính công xã để được cán bộ hướng dẫn. Ngoài ra, Tổ công nghệ số cộng đồng, đoàn viên thanh niên, cán bộ thôn/buôn cũng có thể hỗ trợ người dân trong các thao tác cơ bản.
Mục tiêu của chuyển đổi số là không để người dân bị bỏ lại phía sau. Người biết nhiều hướng dẫn người biết ít; người trẻ hỗ trợ người lớn tuổi; cán bộ xã hướng dẫn người dân bằng cách dễ hiểu, dễ làm, từng bước hình thành thói quen sử dụng dịch vụ số.
6. Làm thủ tục trực tuyến cũng cần chú ý an toàn thông tin
Khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến, người dân cần lưu ý bảo vệ thông tin cá nhân của mình. Bà con chỉ nên thực hiện thủ tục trên các kênh chính thống, không bấm vào đường link lạ, không cung cấp mã OTP, mật khẩu, tài khoản ngân hàng hoặc hình ảnh giấy tờ tùy thân cho người lạ qua điện thoại, tin nhắn, mạng xã hội.
Nếu có người gọi điện tự xưng là cán bộ, yêu cầu chuyển tiền, cung cấp mã xác thực hoặc cài đặt ứng dụng lạ, người dân cần bình tĩnh kiểm tra lại thông tin. Khi nghi ngờ, bà con nên liên hệ trực tiếp Trung tâm Phục vụ hành chính công xã, Công an xã, trưởng thôn/buôn hoặc Tổ công nghệ số cộng đồng để được hướng dẫn.
Sử dụng dịch vụ trực tuyến đúng cách sẽ giúp người dân thuận tiện hơn; sử dụng an toàn sẽ giúp bảo vệ bản thân và gia đình trước các nguy cơ lừa đảo trên môi trường mạng.
Kết luận
Làm thủ tục trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân: tiết kiệm thời gian, giảm đi lại, chủ động chuẩn bị hồ sơ, theo dõi được tiến độ giải quyết và góp phần xây dựng chính quyền phục vụ minh bạch, hiệu quả hơn.
Chuyển đổi số không phải bắt đầu từ những việc quá lớn. Với người dân, có thể bắt đầu từ một việc rất đơn giản: biết tra cứu thông tin thủ tục, biết hỏi đúng nơi, biết dùng đúng kênh chính thống và mạnh dạn nhờ hỗ trợ khi cần.
Mỗi hồ sơ được thực hiện thuận tiện hơn là thêm một bước để chính quyền gần dân hơn, phục vụ dân tốt hơn.
